Die Umsetzung der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) zum 25.05.2018 ist im Grunde genommen in wenigen Schritten zu erreichen.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen können so ihren Datenschutz effektiv organisieren.

Datenschutz in drei Schritten

Am Ende sind es vier Schritte. Aber der letzte Schritt, nämlich die Dokumentation, ist größtenteils mit den ersten drei schon getan. So ist die Dokumentation eine geeignete Zusammenfassung aller Feststellungen zum Datenschutz.

1. Das Unternehmen in seinem Umfeld erfassen

Gemeint ist damit ein Organigramm und daraus eine Übersicht über die Geschäftsprozesse. In den Geschäftsprozessen werden personenbezogene Daten verarbeitet. Es wird festgehalten, wer an welcher Stelle verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist. Dieses kann in Form einer Tabelle geschehen.

2. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung(en) feststellen

Jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten verfolgt einen Zweck. Es wird festgehalten woher die personenbezogenen Daten stammen (Input), wie sie verarbeitet werden und wohin diese Daten gehen (Output).

Unter Umständen werden Daten über eine Auftragsverarbeitung verarbeitet.

Daraus entsteht eine Übersicht der Verarbeitungen und ihrer Rechtmäßigkeit.

3. Die Sicherheit der Verarbeitung feststellen

Dafür benötigt man eine Übersicht über die informationsverarbeitenden Systeme, z.B. Organigramm der IT-Systeme oder einen Netzplan oder eine Inventarliste. Anschließend erfolgt eine Feststellung des Schutzbedarfs und eine Risikoeinschätzung; dies zum Beispiel in Form einer Tabelle.

Dokumentierte Information für den Datenschutz

Dokument bedeutet hier nicht immer, dass es schriftlich und auf Papier sein muss. Genauso legitim ist eine elektronische Erfassung zum Beispiel in Excel Tabellen. Aber auch Bilder, Grafiken, Videos kommen in Frage.

Aus den in drei Schritten zusammengetragenen Informationen wird dann der Rechenschaftsbericht und der Maßnahmenplan erstellt.

 

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Heiner Niehüser

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